エクセルでページ数が多い場合に大失敗しないためのページ設定

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すみません。やっちゃいました。カラー印刷ミスって用紙100枚ムダにしてしまいました。カラー印刷のコストは用紙も含めて1枚30円位だから一瞬で3,000円の損失ですね。先日もミスったばかりなのに、ホントすみません。

印刷枚数が多くなる場合、ちょっとしたミスで惨事になるよね。
レーザープリンターだと中止する間もなく印刷が開始され、強制停止がわからずプリンタの前でワタワタしてしまう。白黒のつもりがカラー印刷してしまって複合機のカウンター料金が・・・、なんて事にならないようにしたいね。



じゃあ、今回はページ数が多い印刷を行う際に知っておくべき設定を紹介しますね。併せて、エクセルの印刷設定で時間をムダにしないために知っておくべき6つの事のエントリも見ておいて下さいね。
では、まず目次から確認しましょう。

  1. どのページにも印刷したい行をタイトル行に設定しよう
  2. 指定した位置で強制的に改ページするには?
  3. 横に大きい表で複数ページになる場合は、印刷時のページの方向も意識しよう
  4. ヘッダーに表題を設定する場合は
  5. フッターにはファイル名やページ番号を設定しよう
  6. 印刷範囲を設定したいけど行数が未定の場合は?
  7. 横だけ1ページに収めるように設定するには?
  8. エクセル側で白黒印刷する設定にすると・・・

おおー。これだけ抑えておけば、もう印刷ミスは無くなるんですね!

・・・いや、それは無いから。
ミスは減らすことはできるけど、印刷時にはちゃんとプレビューで確認してよね。

印刷設定はリボンからでも設定できますが、ダイアログボックスランチャーをクリックし、そこから設定しておく方法を覚えておけば充分です。

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どのページにも印刷したい行をタイトル行に設定しよう

で、結局何をミスったの?

2ページ目以降に表のタイトルって言うんですか?項目名って言うんですか?それが印刷されていないから見づらいって怒られちゃいました。
これって、全部のページに行挿入してタイトル行を追加していかなきゃいけないんですか?

いちいち追加しなくても大丈夫。ページ設定で対応できるからむしろ追加しちゃダメ。複数ページになる場合はページ設定でタイトル行を設定してみよう。

タイトル行の設定は、まずページ設定からシートのタブを選択してタイトル行の欄をクリックします。

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続いて行番号をドラッグします。すると自動的にタイトル行の欄に$1:$3のように入力されます。これで1行目から3行目までが常に印刷される行として設定されます。

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行番号をドラッグしなくちゃいけないんですか?

シートのどこをドラッグしても行番号が入るから大丈夫だよ。ここが一番わかりやすいかな、と。

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こんな感じで、タイトル行に設定した1行目~3行目が、どのページにも印刷されるようになるよ。

ちなみに、この列を全てのページに印刷したいという場合はタイトル列を使います。こちらは横に大きな表の場合に使う事があるけど、タイトル行に比べて使う機会は少ないから知っている程度で構いません。

指定した位置で強制的に改ページするには?

すみません。タイトル行はうまく設定できたんですけど、今度はなんでこんな中途半端な位置で違うページになっているんだ?って怒られちゃいました。

そ、そうなんだ。

この位置で強制的にページを変えたい!という場合は改ページの挿入を使うといいよ!

例えば、何もしなければS列までが1ページ目で、T列以降は2ページ目になってしまう場合で、15日で区切りたいのでR列までを1ページ目としたい場合の例になります。

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S1をアクティブセルとし、改ページの挿入を実行します。アクティブセルの左と上に改ページが挿入されるので、列の場合は1行目をアクティブセルにしておきます。

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改ページの挿入はリボンのページレイアウト→改ページ→改ページの挿入から行います。

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行の場合はA列をアクティブセルにします。アクティブセルの上に改ページが挿入されます。

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行の場合がA列で、列の場合が1行目ですか?
行と列がこんがらがっちゃいますぅぅ????

それよりアクティブセルの上に改ページを入れたい場合はA列に、アクティブセルの左に改ページを入れたい場合は1行目に・・・という風に覚えた方が良いね。

じゃあ、上の図の場合、B39をアクティブセルにして改ページを挿入したらどうなっちゃうんですか?

印刷に失敗してキミがまた怒られる・・・かな。
A列、1行目以外で改ページを挿入する機会はほとんど無いと思うから、特に覚える必要はないよ。気になるなら試してみようか。・・・自分で。

横に複数ページになる場合は印刷時のページの方向も意識しよう

怒られた訳じゃないんですけど、横に大きい表なんですけど、設定を変えずに普通に印刷したら、並び順を直すように言われて手で並び替えたんですけど、これも何か方法があるんですか?

横に大きな表の場合は、ページの方向も気にしてみると良いよ。初期値だと上から下になっていると思うんだ。それを左から右に変更して印刷すれば良かったはず。

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はず・・・なんですか?めずらしく自信無さげですね。

あまり使わないし、2択だからね。どちらの方が見やすいか、プレビューを見て、考えて印刷するようにしているんだ。

ヘッダーに表題を設定する

また、頭抱えて。今度はどうしたの?

印刷した資料がどっちが最新版かわからなくなって、色々めくっていたら盛大に落としてページの順番がめちゃめちゃになって、挙句の果てに内部監査室の人に、この資料はファイル名も印刷するように指導しているのに何でやらないんですか?って怒られちゃいました。
ダブルパンチですよ。ダブルパンチ。

えっと、3つあるからトリプルじゃないのか?

まあ、でも印刷日時、ページ番号を印刷するのは基本だよね。ページ番号がふられていないと、会議の時に資料のどこを見て欲しいのか、それを伝えるだけで一苦労の、グダグダ会議になっちゃうからね。

ページ番号や印刷日時などは、ヘッダーやフッターに印刷すると良いよ。ヘッダーは用紙の上部余白部分、フッターは用紙の下部余白部分になるんだ。

ページ設定からヘッダー/フッターのタブを選択し、ヘッダーの編集をクリックします。

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表題を入れる場合が多いですが、直接入力してしまって下さい。(数式などは使えません)
フォントサイズなどはツールバーより変更できます。

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フッターをファイル名やページ番号を設定する

フッターには印刷日時とページ番号を入れるクセをつけた方が良いね。
ファイル名を入れる場合、A4縦のように幅が狭いと「印刷日時・ページ番号・ファイル名」の3つは入らないかも知れないから、どれかをヘッダーにするといった調整は必要だね。

フッターの編集から行います。
ツールバーをクリックすると、&[日付]のように入力されます。
印刷日時をフッターに印刷したい場合、印刷日時 と入力し、日付のツールバーをクリック、スペースを入力、時刻のツールバーをクリックというように入力します。印刷日時 &[日付] &[時刻]というようになります。

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ファイル名やページ数も下図を参考に入力してみて下さい。ページ数が多い場合は総ページもわかるようにしておくと親切です。

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ヘッダーを使う機会はそれほど多くないかな。
ヘッダー/フッターを入れるときは、しっかり余白を取らないと印刷範囲と重なってしまう場合があるから気をつけよう。

印刷範囲を設定したいけど行数が未定の場合は?

印刷範囲を設定しておいたら、その下に追加したのに印刷範囲を直すの忘れて印刷されなかった事件を起こしちゃうんですけど、どうしたら忘れないですか?

事件かよ。でも確かに忘れがちなところだね。ページ数が多い場合は確認もしづらいし。ひとつは改ページプレビューで編集する方法かな。これだと印刷範囲でないところが一目瞭然だね。

でも、わたし改ページプレビューって見づらくて嫌いなんですよ。ページ番号とか超邪魔なんですけど。

僕も嫌い。だからもう一つの方法で対応している。行数が変わる可能性がある場合は、印刷範囲を列全体で指定するんだ。

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へー。こんな設定もあるんですね。
あれ?でも印刷プレビューで何も表示されなくなっちゃいましたよ??

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Excel2003の頃は普通にプレビューできたんだけどね。列全体を印刷範囲に指定するとExcel2007以降の場合、印刷プレビューの表示をクリックしないとプレビューが表示されなくなっちゃったんだ。
ちょっと不便になったところかな。

横だけ1ページに収めるように印刷するには?

E社のプリンタを使っている部署からちゃんと用紙に収まってない、きちんとページレイアウト作れって怒鳴られました。

ていうか、どうしてプリンタのメーカーが部署によって違うんですか。統一した方が楽だし、コストも安くなるんじゃないですか?

すみません。でも政治的にいろいろあるんですよ・・・。あっちもこっちも立てなきゃいけないとか。
ウチ部署はお金がないからカラーはインクジェットしか使わないと言う場合もあるし。

でもこれも設定で何とかなるよ。
ページ設定で「次のページ数に合わせて印刷」を選択して、横を1に縦を空白(DELETEで消す)にすると、プリンタの機種の違いをかなり吸収できるよ。

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エクセル側で白黒印刷する設定にすると・・・

ぎゃー。白黒で印刷しなきゃいけないのにカラーで印刷しちゃいました。

え、プリンタの初期値は白黒になっているよね?どうして?

えっと、その・・・間違えちゃいました。ケアレスミスですが何か?

えーーーー、逆ギレかよ

でもこれって設定でどうにかならないんですか?みんなもよくカラーで間違って刷っちゃってますよね。
あれ?ページ設定に白黒印刷ってあるけど、これじゃダメなんですか?

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エクセルでの白黒印刷は、網掛け(セルの塗りつぶし)が印刷されないし、逆に隠したくてフォントを白にした部分が印刷されてしまうから、ちょっと使いづらいんだ。

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印刷するとこんな感じ。元々は1行おきに色をつけて見やすくなるようにしているのに台無しだね。
だから白黒印刷用とカラー印刷用のプリンタ設定を作り、初期値は白黒にしてるのだから、そこはしっかり確認してもらうしか無いね。

はーい。わかりました。気をつけます。
色々教えてもらってありがとうございました。

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