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前任者の作ったエクセルシートの数式解析に困った時に行うべき4つの方法

退職してしまった前任者がつくったエクセルシートを変更しなくてはいけなくなった。
でも、他人がつくったエクセルシートの解析って結構大変ですよね。私に自身の経験から、解析に役立つ機能や考え方をお教えいたします。

シート解析には、F2(編集状態)による参照先の確認、参照元のトレースは必須ですが、数式を表示するようにすると、どこに数式が設定されているかを把握しやすいので便利です。また関数の組み合わせが複雑な数式の解読方法もあわせて説明します。

セルの相対参照・絶対参照・複合参照は3つのパターンの暗記で充分です(関数が苦手ならセルの参照から)

関数が苦手な人は、実はセルの参照が苦手なのではないでしょうか?
セルの相対参照、絶対参照、複合参照、きちんと理解し使いこなせてますか?相対参照、絶対参照をしっかり使えると、数式を1つ入力して後はコピー&貼付けだけで表を完成できるようになるので、ぜひぜひ習得して頂きたいのですが、やはり慣れないうちは難しい。

数式を入力するセルから見て、同じ行で違う列のセルを参照する、同じ列で違う行のセルを参照する、行も列も違うセルを参照する。この3パターンのセル参照方法を暗記するだけで、ほとんどのセル参照に困らないはずです。(もちろん例外もありますが)

うまく行かなくても4回試せば必ず成功するので、失敗を恐れず試してみて下さい。

EXCELで会員管理(第6回)管轄支店毎の会員数を一瞬で集計するには?

複数の検索条件でセル個数をカウントする方法の解説になります。
COUNIFS関数を使う方法と、作業列を使ってCOUNIF関数でカウントする方法があります。特に後者はわかりやすく応用が効くという点でぜひマスターして欲しい技です。これはSUMIF関数でもよく使用します。
こういった集計は、フィルタで絞り込んで件数を数える、ピボットテーブルで毎回集計する、という方法がとられる事が多いですが、データを入力するだけで自動集計できるようにしておくと圧倒的に手間もミスも減ります。

EXCELで会員管理(第5回)期間内の入会数を一瞬で集計するには?

COUNTIF関数を使って会員数をカウントする方法になります。COUNTIF関数は検索条件が指定でき、色々な条件を指定する事ができるので、その検索条件を工夫すればいろんな集計ができるんじゃないか?と考えてしまうと飛んだ苦労を強いられる事があります。集計を楽にするには、今回のように集計しやすい作業列を作る。その発想が大切です。

EXCELで会員管理(第4回)住所から市区町村は取り出せる?

数式で市区町村だけを抜き出す事は無理なので、公開されている郵便番号データを使って行う方法を説明します。
ネット上でダウンロードできるzipファイルって何?CSVファイルって何?という事から、提供されているデータがそのままでは使えない時にTEXT関数を使い自分で変換する方法、異なるブックの値を引数にするとリンクの更新がやっかいだから、極力同じブックに貼り付けてから行うという事についてです。
また、郵便番号データは全国版だと12万件もありますが、エクセルでは10件加工するのも、10万件加工するのも、数量が1万倍になっても手間はほとんど変わらないという事実を知って下さい。

EXCELで会員管理(第3回)住所から都道府県を取り出し対応する管轄支店を入力する?

住所から都道府県名と、それ以降を分割するという事を行います。
住所から都道府県名だけを取り出す際は、都」「道」「府」「県」それぞれを判定しなければいけないよう思い込んでしまいますが、ちょっと視点をかえるだけで割と簡単に行う事ができます。(ただしデータがきちんとしていれば・・・)
また、各都道府県を管轄する支店という例で、自分で対応テーブルを作成しVLOOKUP関数で必要な値を転記する方法。というのも説明します。これも実務で結構使用する便利な手法になります。

COUNTA関数で一見空白なのにカウントされてしまう。長さ0の文字列の罠!

人にエクセルを教える時に、数式中の""は空白だと説明しています。
実際には長さ0の文字列というのが正確なのですが、厳密な説明をしても???となっていまうだけなので、あえて空白だと言っていますが、COUNTA関数を使う時、この違いを正確に理解していないと、ドツボにはまってしまう事があるので注意して下さい。

vlookup関数で陥る文字列と数値の違いのワナ

折角、関数は正しく理解できているのに、ちょっとしたミスでドツボにハマる。そんな事がないように・・・。
今回はVLOOKUP関数で陥る事がある、文字列と数値の違いによるエラーについてです。

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